Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов’язкові частини:
перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, перша частина реєстраційного індексу повинна містити позначку «КО» (із зазначенням прізвища першого заявника). У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу має містити позначку «Б/П»;
друга частина - порядковий реєстраційний індекс, що формується СЕД під час реєстрації звернення заявника та рік реєстрації.
За потреби реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначками.