Реєстрація звернень громадян в СЕД забезпечує формування банку реєстраційних даних звернень громадян та відповідних документів, а також здійснення їх обліку.
Під час реєстрації звернень громадян засобами СЕД створюється реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК) за формою, визначеною у додатку 4 до цієї Інструкції, яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує ідентифікацію конкретного документа, відображення процесу опрацювання відповідно до резолюції, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду звернення та є внутрішнім документом, що використовується виключно МКІП.
РКК створюється відповідальним структурним підрозділом шляхом заповнення таких реквізитів: дата надходження звернення, прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) заявника, звідки одержано звернення, місце проживання, соціальний стан, категорія заявника, вид звернення (заява, скарга, пропозиція), короткий зміст (порушені питання), визначається термін виконання, встановлюється контроль, резолюція (зміст і дата, виконавець, термін виконання), зазначаються прийняті рішення, дата та номер листа-відповіді, дата зняття з контролю, номер тому та справи за номенклатурою.
Поля реєстраційної-контрольної картки заповнюються відповідно до Класифікатора.
Приєднання файлів звернень громадян, отриманих у паперовій формі (надісланих поштою, поданих громадянами під час особистого прийому), відбувається шляхом безпосереднього сканування.
Кожному зверненню встановлюється відповідний реєстраційний індекс, який починається кожного року з першого номера, та дата реєстрації.