Діловоди в структурних підрозділах, щокварталу до десятого числа місяця, що настає за звітним періодом, готують у вигляді аналітичних довідок матеріали для аналізу інформації за зверненнями громадян та передають їх керівникам структурних підрозділів.
Статистичний аналіз звернень громадян здійснюється за напрямами діяльності структурних підрозділів та в розрізі таких показників:
загальна кількість письмових та усних звернень громадян (окремо);
кількість громадян, що звернулись;
кількість повторних звернень;
кількість колективних звернень;
категорії заявників;
напрям діяльності (питання);
результати розгляду звернень - «надано роз'яснення та необхідну інформацію», «вирішено позитивно», «відмовлено у задоволенні», «надіслано на розгляд іншому органу влади, установі чи організації», «взято до відома».