Звернення громадян після їх розгляду з усіма додатками та копіями листів-відповідей повертаються до відповідального відділу для централізованого формування справ та їх зберігання.
Формувати та зберігати справи в структурних підрозділах, відповідальних за розгляд звернень громадян, забороняється.