У процесі розгляду та зняття з контролю звернень громадян працівники відповідального відділу оперативно вносять доповнення і зміни, що стосуються звернень (резолюції, прізвища виконавців, терміни виконання, дати зняття з контролю, відмітки про результати розгляду звернень тощо), до підсистеми «Звернення громадян» єдиної системи автоматизації документообігу, що відображається в реєстраційно-контрольних картках звернень.