Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому зазначають заходи, вжиті для перевірки цього звернення.
На лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша листа зазначається прізвище, ім’я, по батькові виконавця та номер його службового телефону.
Відповідь готується у трьох примірниках на аркушах паперу формату А4, один з яких оформляється на бланку Мінкультури та підписується посадовими особами, зазначеними в абзацах третьому і четвертому пункту 2 цього розділу. Один примірник копії зберігається у відповідальному відділі разом із оригіналом звернення, а інший передається до структурного підрозділу.
У разі надсилання документа одночасно кільком адресатам виконавець готує необхідну кількість примірників на бланку, а посадова особа підписує всі примірники.
Кількість примірників відповіді повинна відповідати кількості адресатів.