Для підготовки відповідей структурні підрозділи, до компетенції яких належить вирішення порушених у зверненні питань, подають у паперовому та електронному вигляді проекти відповідей за підписом керівника структурного підрозділу до відповідального відділу.
У разі якщо звернення розглядалося працівниками декількох структурних підрозділів заявникові направляється лише один лист-відповідь. У цьому випадку проекти відповідей від структурних підрозділів надаються відповідальному відділу не пізніше п’яти робочих днів до закінчення терміну виконання. Проект листа-відповіді готується, погоджується з іншими виконавцями, візується та передається на підпис керівництву Мінкультури відповідальним відділом.