Відповідальний відділ забезпечує прийом, попередній розгляд та реєстрацію письмових звернень громадян, що надійшли на поштову та/або електронну адресу Мінкультури, а також поданих громадянами на особистому прийомі, готує проекти доручень керівництва (резолюцій) і передає їх на розгляд державному секретарю.
Після розгляду звернення керівництвом Мінкультури працівники відповідального відділу в той самий день заповнюють реєстраційно-контрольну картку в інформаційно-комп’ютерній системі реєстрації та контролю за розглядом звернень громадян, вносять до картки резолюцію керівництва, виконавців, термін розгляду та направляють звернення із матеріалами до нього діловоду відповідного структурного підрозділу для подальшого розгляду порушеного питання та надання проекту відповіді відповідальному відділу.
Після розгляду керівництвом звернення передають особам, відповідальним за ведення діловодства за зверненнями громадян в структурних підрозділах (далі - діловоди).
Не пізніше першої половини наступного дня діловоди підтверджують отримання листів в електронних версіях, розміщених в єдиній автоматизованій системі документообігу, та передають зазначені звернення на розгляд керівникам відповідних структурних підрозділів.
Дата передачі звернень та матеріалів працівниками фіксується в реєстраційно-контрольній картці.