У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційної форми підсистеми «Звернення громадян» єдиної автоматизованої системи документообігу «Мегаполіс» зазначається реєстраційний індекс попереднього звернення цього заявника.
На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч робиться позначка «ПОВТОРНО» і додається все попереднє листування.
Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Мінкультури (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).