Кожному зверненню громадянина встановлюються відповідний реєстраційний індекс, який починається кожного року з першого номера, та дата реєстрації.
Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов’язкові частини:
перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, якщо звернення колективне, перша частина індексу має містити позначку «КО». У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним реєстраційний індекс має містити позначку «А»;
друга частина - порядковий реєстраційний номер, що формується СЕД під час реєстрації звернення громадянина.
Реєстраційний індекс і дата реєстрації проставляються на зверненні у вигляді реєстраційного штампа в нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання.