Реєстрація письмових (електронних) звернень громадян в Держрибагентстві та його територіальних органах здійснюється з використанням системи електронного документообігу «АСКОД» (далі - СЕД) у підсистемі «Звернення громадян» шляхом прямого введення до реєстраційної моніторингової картки (далі - РМК) таких елементів: прізвище, ініціали автора, адреса, дата надходження, вид звернення, категорія та соціальний стан заявника, звідки одержано, дата, індекс, форма надходження, тип звернення, ознака повторності, стислий зміст, зміст і дата резолюції, прізвище автора резолюції, відповідальний виконавець, строк виконання, прийняті рішення, вихідні дата та реєстраційний номер, зміст документа, дата зняття з контролю.
Склад зазначених елементів за потреби може бути доповнено.