Письмові відповіді на звернення громадян складаються виконавцями у двох примірниках та реєструються в журналі обліку підготовлених документів. Відправка відповідей заявникам здійснюється через поштові відділення зв’язку, за допомогою засобів електронного зв’язку або передаються заявнику під особистий підпис (із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові та дати) на другому примірнику відповіді.