Реєстрація звернень громадян в УДО України здійснюється в журналі реєстрації.
Реєстраційний індекс звернень громадян зазначається у реєстраційному штампі за формою згідно з додатком 2. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов’язкові частини:
перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, перша частина індексу повинна містити позначку «КО». У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу має містити позначку «Б/П»;
друга частина - порядковий реєстраційний номер.
Звернення одного й того ж громадянина з одного і того ж питання обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-40/1, Д-40/2, Д-40/3.
У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі Журналу реєстрацій реєстраційний номер першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч та у реєстраційних формах робиться позначка «ПОВТОРНО» і підбирається все попереднє листування.