Керівники самостійних структурних підрозділів Нацсоцслужби, її територіальних органів забезпечують належне оформлення справ за зверненнями громадян, їх своєчасну передачу підрозділу (посадовій особі), відповідальному (відповідальній) за ведення архіву Нацсоцслужби, її територіальних органів.
Самостійні структурні підрозділи Нацсоцслужби, її територіальних органів зберігають справи за зверненнями громадян (матеріали) для надання довідок та використання в інших цілях протягом терміну, визначеного зведеною номенклатурою справ Нацсоцслужби, її територіальних органів.