Структурний підрозділ Нацсоцслужби, її територіального органу, що визначений головним виконавцем, після завершення розгляду звернення формує справу, яка складається зі звернення та матеріалів щодо його розгляду, які розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становить у справі самостійну групу, яку вміщують у м’яку обкладинку (додаток 3). У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів, їх підшивають до даної групи документів.
Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ заборонено.
Після закінчення календарного року структурні підрозділи Нацсоцслужби, її територіальних органів групують справи зі звернень громадян разом із внутрішнім описом. Сформована справа підшивається на 4 проколи.
Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток 4).