Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Присвоєння реєстраційного індексу в СЕД Нацсоцслужби здійснюється автоматично з використанням штрих-коду. Штрих-код включає реєстраційний індекс, дату документа, найменування Нацсоцслужби, її територіального органу.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах груп документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в Нацсоцслужбі, її територіальних органах, зокрема індексами за номенклатурою справ структурного підрозділу Нацсоцслужби, її територіальних органів.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою та тире.
У Нацсоцслужбі індекс вихідного документа складається з порядкового реєстраційного номера з початку року (у разі реорганізації Нацсоцслужби присвоєння порядкового реєстраційного номера першому вихідному документу здійснюється після видання документа про початок роботи нового органу), індексу структурного підрозділу Нацсоцслужби, постійної позначки певної вхідної реєстраційної групи кореспондентів.