Під час приймання від виконавців листів-відповідей на звернення громадян Службою діловодства (у територіальних органах Нацсоцслужби — Відповідальною особою) обов’язково перевіряються: наявність загального бланку Нацсоцслужби, її територіального органу для створення листа-відповіді; правильність зазначення відомостей про адресата (прізвище, власне ім’я); правильність зазначення місця проживання (поштова адреса та/або адреса електронної пошти); наявність на документі відмітки про додатки та їх відповідність заявленому складу; наявність підпису посадової особи на документі.
Документи, оформлені з порушенням вказаних вимог, не приймаються Службою діловодства (Відповідальною особою) та повертаються виконавцю на доопрацювання.