Листи-відповіді на звернення громадян реєструються в СЕД автоматично після накладення підписантом листа кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Листи-відповіді на звернення громадян опрацьовуються самостійним структурним підрозділом Нацсоцслужби, відповідальним за ведення загального діловодства (далі — Служба діловодства) в день їх надходження від самостійних структурних підрозділів (відповідальних виконавців) Нацсоцслужби або не пізніше наступного робочого дня.
Листи-відповіді на звернення громадян у територіальних органах Нацсоцслужби опрацьовуються спеціально визначеною для цього посадовою особою, відповідальною за ведення діловодства (далі — Відповідальна особа).