Усі звернення громадян реєструються в СЕД шляхом прямого внесення до реєстраційно-моніторингових карток (далі — РМК) таких реквізитів: дата надходження; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання та контакти заявника, категорія, соціальний стан; стать автора, форма, тип надходження, вид звернення; порушені питання (індекси та найменування питань, їх короткий зміст); звідки надіслано звернення (найменування кореспондента), реєстрація звернення (за наявності) в інших органах державної влади / установах: індекс і найменування органу державної влади / установи; дата, реєстраційний номер; виконавець; термін виконання; рівень контролю; прийняті рішення; дата зняття з контролю.
Під час реєстрації паперового звернення у СЕД створюється електронна копія оригіналу паперового документа (подання паперового документа в електронній формі, отриманій шляхом сканування цього документа).
Після реєстрації паперового звернення на ньому проставляються реєстраційні реквізити (індекс, дата) шляхом їх написання на відбитку реєстраційного штампу в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання.
За результатами реєстрації кожному зверненню громадянина встановлюється відповідний реєстраційний індекс і дата реєстрації.
Реєстраційний індекс звернення має дві обов’язкові частини:
перша — формується з початкової літери прізвища заявника; якщо звернення колективне, перша частина індексу має містити позначку «КО». Якщо звернення на етапі попереднього розгляду визначено анонімним, перша частина реєстраційного індексу має містити позначку «БП»;
друга — містить порядковий номер, позначку про первинне або повторне надходження звернення, позначення року.
Складові реєстраційного індексу звернення формуються СЕД під час їх реєстрації. При цьому нумерація починається кожного року з першого номера.
Звернення, подані громадянами на особистому прийомі, у тому числі усні, а також ті, що надійшли засобами телефонного зв’язку, реєструються в тому самому порядку. До реєстраційного індексу звернень, що надійшли на особистому прийомі, додаються великі літери «ОП».
Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника.
Для повторних, дублетних, неодноразових звернень після отримання реєстраційного індексу засобами СЕД встановлюється зв’язок зі зверненням, відповідно до якого такі звернення визнані повторними, дублетними, неодноразовими.