Після прийняття справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань особа, відповідальна за архів закладу, на підставі описів справ, за якими здійснено прийняття документів, за встановленою формою готує річні розділи зведених описів справ:
постійного зберігання (у закладі, що є джерелом формування НАФ);
тривалого (понад 10 років) зберігання;
з кадрових питань.
Особою, відповідальною за архів, складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.