Листи складаються з метою обміну інформацією між закладом та органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими і службовими особами, закладами, установами, організаціями та іншими фізичними і юридичними особами.
Бланки листа мають такі реквізити:
найменування засновника (засновників) закладу (наприклад, Одеська міська рада);
повне найменування закладу відповідно до установчих документів;
довідкові дані про заклад (поштова адреса, номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).
Реквізити листа: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який надається відповідь (за потреби), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (за потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка має збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...», «роз’яснюємо, що...».
Зазвичай у листі порушується одне питання.