Службові документи, що складаються у відділі реєстрації актів цивільного стану, повинні мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і усталений порядок їх розміщення: найменування відділу реєстрації актів цивільного стану - автора документа, назву документа (не визначається на листах), дату, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, позначку про виконання документа і направлення його у справу.
При підготовці й оформленні документів склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагає призначення документа, процес його обробки тощо.