Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки або її заступник. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище, наприклад:
Начальник відділу реєстрації актів цивільного стану Таращанського районного управління юстиції __________ Л.І.Шаповал (підпис)