Усі письмові звернення, які надходять до відділу поштою чи подаються особисто, приймаються та реєструються працівником відділу, на якого покладене ведення діловодства, у день їх надходження в журналі обліку звернень громадян, що надійшли до відділу відповідно до Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ). Конверти, у яких надійшли звернення, зберігаються разом з листами.