Відповідальним за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами є керівник, інші посадові особи відповідно до їх функціональних обов'язків.
Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається Переліком документів відділів реєстрації актів громадянського стану зі строками їх зберігання ( z0867-02 ), затвердженим наказом Міністерства юстиції від 04.11.2002 N 94/5 ( z0866-02 ), зареєстрованим у Мін'юсті 04.11.2002 за N 867/7155.