На всіх вхідних документах проставляється відмітка про надходження (реєстрацію) документа. Вона має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі складові: найменування відділу реєстрації актів цивільного стану, дату надходження документа, порядковий номер за реєстраційним журналом та номер справи за номенклатурою справ, у якій зберігатиметься документ.