Уся кореспонденція, що надходить до відділу реєстрації актів цивільного стану, у тому числі створена за допомогою ПК, приймається особою, відповідальною за діловодство, яка розпечатує всі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", та перевіряє наявність документів і додатків до них.
Про пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі та на конверті.
Конверти зберігаються і долучаються до документів у разі, якщо тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або якщо у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
За відсутності в конверті документа або додатків до нього складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові (додаток 1).