У разі звільнення керівника відділу реєстрації актів цивільного стану або працівника відділу, на якого покладено ведення діловодства, а також у разі відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин архівні документи, а також справи, що перебувають в діловодстві, передаються призначеній особі, про що складається відповідний акт.