Підставою для підготовки машини, виконання завдання, списання та визначення економії (перевитрати) палива, а також обліку виконаної роботи є дорожній лист, який виписується начальником служби на одну добу.
У разі відправлення машин із метою виконання оперативно-службових завдань, навчання та у відрядження - на строк виконання завдання, але не більше 10 діб. При більш тривалому відрядженні старшому машини (начальнику колони) видаються під звіт декілька дорожніх листів, що зареєстровані, підписані відповідними посадовими особами і завірені гербовою печаткою.