Підставою для визначення потреби та витребування машин і майна є:
штатна (табельна) потреба в машинах і майні органів Держприкордонслужби та стан їх укомплектованості;
норми утримання та забезпеченість;
фактичний технічний стан;
плани ремонту;
організаційні заходи відповідно до директив і наказів Адміністрації Держприкордонслужби.