До початку приймання та передавання справ і посади начальника складу (сховища) до книги обліку матеріальних засобів записуються всі прибутково-видаткові документи, після чого вони здаються в діловодство служби органу Держприкордонслужби. Діловод служби органу Держприкордонслужби зобов’язаний записати в книгах обліку всі, що надходять зі складу (сховища), прибутково-видаткові документи, звірити лишки за обліковими даними складу (сховища) з лишками за книгами обліку органу Держприкордонслужби.