На період розгляду матеріалів в ДКЗ надаються по одному примірнику: матеріали останнього затвердження запасів ДКЗ (гіпсоплани, протокол ДКЗ); проект ліквідації шахти (розрізу); акти списання запасів, затверджені органами державного гірничого нагляду та ін.