Відповідальний черговий ВВО про всіх відвідувачів обов'язково робить відповідний запис у журналі обліку тимчасового пропуску до адміністративної будівлі Державного агентства резерву України громадян (за формою, наведеною в додатку до цієї Інструкції), у якому зазначає прізвище та ініціали особи, яка допускається в адмінбудинок Держрезерву, реквізити документа, що посвідчує особу, найменування підприємства, установи чи організації, від якої особа прибула, а також прізвище та ініціали посадової особи Держрезерву, яка клопотала про надання дозволу на пропуск, та час пропуску в адмінбудинок Держрезерву.