Після опрацювання конкурсною комісією документів осіб, які виявили бажання взяти участь у конкурсі, УРОС організовує заходи із вивчення кандидатів на заміщення вакантної посади ректора (начальника) ВВНЗ (ВНП ЗВО) відповідно до вимог законодавства та формує їх особові справи.
Особова справа формується протягом періоду вивчення кандидата та містить отримані від кандидата документи (копії документів), а також інші матеріали, що стосуються його вивчення та проведення передбачених законодавством перевірок.