Відповідальний за організацію експлуатації машин органу Держприкордонслужби щомісяця перевіряє правильність оформлення дорожніх листів, проводить аналіз, складає звіт про витрати моторесурсів, звіряє дані в книзі обліку роботи машин, витрат ПММ, після чого дані про витрати моторесурсів заносить у паспорт автомобіля (формуляр).