Робота машини в процесі використання підтверджується записами у дорожньому листі. Після кожної поїздки або в день повернення машини водієм заповнюється глава 2 «Робота машини» дорожнього листа. Старшим машини (особою, що користувалася машиною) у графі 14 дорожнього листа проставляються показники спідометра, час і місце відпуску машини, що засвідчуються його підписом. Якщо використання машини доручалося водію, усі записи в дорожньому листі проставляються водієм. Після закінчення використання машини дорожній лист перевіряється, підписується командиром підрозділу або особою, призначеною начальником (командиром) органу Держприкордонслужби, і передається відповідальному за організацію експлуатації машин.
Забороняється видавати новий дорожній лист, якщо не оформлено і не здано дорожній лист за попередній виїзд машини, а в разі його втрати - до з'ясування причин та вжиття заходів.