Дорожній лист є підставою для водія та його начальника для підготовки машини, виконання завдання, списання та визначення економії (перевитрати) пального, а також обліку виконаної роботи.
Дорожній лист виписується відповідальним за організацію експлуатації машин, підписується заступником начальника (командира) органу Держприкордонслужби, завіряється гербовою печаткою і передається під підпис начальнику (командиру) підрозділу водія машини, що запланована в рейс (в окремих випадках - черговому частини).
Окремо розташованим підрозділам видаються бланки з пронумерованими дорожніми листами під підпис в книзі обліку наявності та руху матеріальних засобів. Використані та повністю оформлені дорожні листи за попередній місяць здаються відповідальному за організацію експлуатації машин органу Держприкордонслужби до 05 числа наступного місяця, а корінці - після використання виданих бланків, про що в книзі обліку наявності та руху матеріальних засобів проставляються відповідні записи.