Опис документа та його характеристика здійснюються згідно з діючими стандартами безпосередньо з титульного аркуша, тобто de visu, а в разі його відсутності використовується практично будь-яка частина документа, яка містить відомості та вихідні дані про нього, зокрема: колофон, шмуцтитул, передмова, колонтитул, заголовки розділів тощо. Обліку та опису підлягають також всі цінні алігати (конволюти).
Опис документа здійснюється в електронному вигляді мовою оригіналу. До опису необхідно включати такі дані:
Для рукописних книг - прізвище автора, укладача, переписувача книги, назву, місце створення, дату написання, обсяг (стор., арк.), формат, наявність ілюстрацій, шифр зберігання, фізичний стан документа (задовільний чи незадовільний), код групи, до якої відноситься документ, назва бібліотеки.
Для друкованих книг - прізвище автора, назву, місце видання, видавництво (друкарня), рік видання, обсяг (стор., арк.), формат (для стародруків), фізичний стан документа (задовільний чи незадовільний), код групи, до якої відноситься документ, назву бібліотеки.
Для періодичних видань - назву, видавця, місце видання, за які роки представлено зібрання, повноту комплекту, код групи, до якої відноситься документ, назву бібліотеки.
Для уточнення окремих даних використовуються бібліографічні покажчики, каталоги, мережа Інтернет.
Передача інформації до бібліотек, які визначені головними, повинна здійснюватися в електронному вигляді: текстовий файл за такою структурою та з такими позначками:
1. Для рукописних книг
11 Прізвище автора, укладача, переписувача книги
12 Ім'я, ініціали автора
13 Назва
14 Місце створення
15 Роки написання
16 Обсяг (стор., арк.)
17 Формат
18 Наявність ілюстрацій
19 Шифр зберігання
101 Фізичний стан документа
102 Код групи, до якої відноситься документ
103 Назва бібліотеки
104 Примітки
2. Для друкованих книг
21 Прізвище автора
22 Ім'я, ініціали автора
23 Назва
24 Місце видання
25 Видавництво (друкарня)
26 Рік видання
27 Обсяг (стор., арк.)
28 Формат (для стародруків)
29 Фізичний стан документа
110 Код групи, до якої відноситься документ
111 Назва бібліотеки
112 Примітки
3. Для періодичних видань
31 Назва
32 Видавець
33 Місце видання
34 За які роки представлено видання
35 Повнота комплекту
36 Код групи, до якої відноситься документ
37 Назва бібліотеки
38 Примітки