У разі потреби працівник іншої установи здійснює витяги з виданих йому документів з грифом «Для службового користування» у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.
Зазначені робочі зошити реєструються у структурному підрозділі (в окружних прокуратурах без структурного поділу - в службі діловодства) в журналі за формою згідно з додатком 17.
Прошиті та пронумеровані аркуші робочих зошитів опечатуються шляхом прикріплення на кінці ниток паперових наклейок із чітким відбитком печатки структурного підрозділу (служби діловодства). На звороті останнього аркуша робочого зошита здійснюється запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, що засвідчується підписом працівника служби діловодства або працівника, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі.