Експертною комісією після закінчення року вивчається кожен аркуш справи «Документи з грифом «Для службового користування» і за потреби приймається рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.