Підтвердження безпосередньої участі військовослужбовців у виконанні бойових (спеціальних) завдань для виплати винагороди відповідно до підпункту 3 пункту 4 розділу II цієї Інструкції здійснюється на підставі таких документів:
журналу бойових дій (журналу ведення оперативної обстановки);
бойового донесення (підсумкового, термінового або позатермінового), в якому зазначається кількість захоплених військовополонених;
копії списку військовополонених;
копії акта приймання-передачі військовополонених;
рапорту командира підрозділу (групи), який виконував бойове (спеціальне) завдання та особовий склад якого захопив військовополонених, з викладенням обставин, кількості військовополонених і зазначенням військовослужбовців, які брали участь у захопленні.
До рапорту додається список військовослужбовців, які безпосередньо захопили військовополонених, із зазначенням посад, військового звання, прізвища та ініціалів кожного військовослужбовця (у тому числі з доданих або оперативно підпорядкованих підрозділів), місць штатної служби та пропозицій щодо розподілу загальної суми винагороди між ними.
На підставі вищенаведених документів готується клопотання керівника ССП ГУР МО України про підтвердження виконання бойового (спеціального) завдання (у тому числі стосовно доданих підрозділів або переданих в оперативне підпорядкування) на ім’я першого заступника начальника ГУР МО України, до якого додаються рапорт командира підрозділу (групи) зі списком військовослужбовців, які безпосередньо захопили військовополонених, копія списку військовополонених та копія акта приймання-передачі військовополонених.
Рапорт про підтвердження виконання бойового (спеціального) завдання разом із доданими до нього документами попередньо погоджується з ССП ГУР МО України, уповноваженим на забезпечення загальної організації розвідувальної діяльності ГУР МО України, який надає свій висновок протягом десяти днів з дня отримання клопотання.