Пояснювальна записка повинна відобразити:
короткий опис діяльності бюджетної установи;
основні фактори, що вплинули на виконання кошторису, дані про заборгованість за заробітною платою та іншими соціальними виплатами;
зміни у фінансовому стані бюджетної установи за звітний рік;
результати проведення щорічної інвентаризації активів та зобов'язань (відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 року N 419 ( 419-2000-п ) "Про затвердження Порядку подання фінансової звітності", із змінами та доповненнями);
стан дебіторської та кредиторської заборгованості установи на кінець звітного року, причини проведення попередньої оплати та отримання товарів, робіт, послуг без здійснення платежів за них;
суми списаної протягом звітного року дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, відповідно до наказу Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 N 90 ( z0728-98 ) "Про затвердження Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16.11.98 за N 728/3168, із змінами та доповненнями, за формою, передбаченою у додатку 23. У разі невиконання вимог цього наказу причини невиконання наводяться у пояснювальній записці окремо;
суми списаної протягом звітного року кредиторської заборгованості відповідно до наказу Державного казначейства України від 08.05.2001 N 73 ( z0458-01 ) "Про затвердження Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.05.2001 за N 458/5649, із змінами та доповненнями, та відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 11.07.2002 N 961 ( 961-2002-п ) "Про затвердження Порядку списання заборгованості бюджетних установ і бюджетів усіх рівнів на 1 січня 2001 р. перед суб'єктами господарювання незалежно від форми власності, яким заборгованість з платежів до бюджету списана у відповідних обсягах", за формою, передбаченою у додатку 24. Додаток складається за коштами загального та спеціального фондів. У разі невиконання вимог наведених наказу та постанови причини невиконання відображаються у пояснювальній записці окремо;
стан зобов'язань бюджетної установи на початок року та на кінець року з детальною розшифровкою зобов'язань, які виникли до 01.01.2001 року, через недоотримання асигнувань в 2001 та в 2002 роках (додаток 25). Довідка складається окремо за загальним та спеціальним фондами. Головними розпорядниками коштів ця довідка подається у складі зведеного річного звіту;
заборгованість з виплат допомоги і компенсацій громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи. Дана заборгованість у попередніх розшифровках дебіторської та кредиторської заборгованості не наводиться і подається окремою таблицею згідно з додатком 26;
реструктуризовану заборгованість бюджетної установи та підстави для неї;
у разі сплати до бюджету штрафів, накладених на бюджетну установу контрольними органами, - суму виплати, підставу, винних осіб;
анульовані та відновлені протоколи взаємозаліків і відмінені та відновлені векселі минулих періодів (головними розпорядниками у зведених фінансових звітах така інформація подається у вигляді таблиць довільної форми, де вказуються дата і номер протоколу (векселя), загальна сума, підприємство-учасник, у рахунок якої заборгованості проведено);
суму коштів спеціального фонду, що була спрямована на погашення заборгованості із соціальних виплат загального фонду або на інші потреби;
надходження гуманітарної допомоги та її використання;
суми отриманих позик, грантів та інвестицій у національній та іноземній валюті, підстави та мету їх отримання, номер розпорядчого документа, назву юридичної особи та строк погашення;
стан отримання та погашення позики, наданої за рахунок коштів міжнародних фінансових організацій (додаток 27) відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 10 жовтня 2001 року N 1317 ( 1317-2001-п ) "Про порядок підготовки та реалізації проектів економічного і соціального розвитку України, які підтримуються міжнародними фінансовими організаціями";
розшифровку поточних рахунків, що перебувають в установах банків, підстави для наявності цих рахунків із зазначенням залишків на цих рахунках та виду коштів (для бюджетних установ, що згідно з чинним законодавством України переведені на казначейське обслуговування кошторисів);
інформацію про рух коштів на рахунках відділень АКБ "Україна" за коштами державного бюджету (якщо такі операції проводилися);
інформацію про стан депозитних операцій установ, де необхідно відобразити депозитні операції, що проводить бюджетна установа (залишки на рахунках), та вказати нормативно-правовий акт, на підставі якого проводяться ці операції (додаток 28).
Крім того, у пояснювальній записці до річного фінансового звіту обов'язково повинні бути викладені роз'яснення про розбіжності між плановими бюджетними асигнуваннями і фактичним надходженням коштів, між даними різних форм звітності, а також між показниками звітності на кінець 2001 року і на початок 2002 року (якщо такі розбіжності мали місце).