Пояснювальна записка повинна відобразити таке:
короткий опис діяльності бюджетної установи;
основні фактори, що вплинули на виконання кошторису доходів і видатків;
зміни у фінансовому стані бюджетної установи за звітний рік;
результати проведення щорічної інвентаризації активів та зобов'язань (відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 року N 419 ( 419-2000-п ) "Про затвердження Порядку подання фінансової звітності", із змінами та доповненнями);
стан дебіторської та кредиторської заборгованості установи на кінець звітного року, причини проведення попередньої оплати та отримання товарів, робіт, послуг без здійснення платежів за них;
суми списаної протягом звітного року дебіторської та кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув відповідно до наказу Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 N 90 ( z0728-98 ) "Про затвердження Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16.11.98 за N 728/3168, та наказу Державного казначейства України від 08.05.2001 N 73 ( z0458-01 ) "Про затвердження Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.05.2001 за N 458/5649 (додатки 8 та 9). У разі невиконання вимог цих наказів причини невиконання наводяться у пояснювальній записці окремо;
стан прийняття бюджетною установою зобов'язань протягом звітного року і залишок їх на кінець звітного періоду, у тому числі небюджетних (додаток 10). Не вважаються бюджетними будь-які зобов'язання, узяті фізичними та юридичними особами за коштами Державного бюджету України без відповідних бюджетних асигнувань або ж з перевищенням повноважень, установлених Бюджетним кодексом України ( 2542-14 ) та Законом України "Про Державний бюджет України на 2001 рік" ( 2120-14 ). У зв'язку з цим:
у графі 11 "Залишок зобов'язань на кінець року, бюджетні, кредиторська заборгованість" наводиться залишок кредиторської заборгованості бюджетної установи на кінець року, що утворена через недоотримання кошторисних призначень (гр.3 - гр.4);
у графі 12 "Залишок зобов'язань на кінець року не бюджетні" наводиться залишок кредиторської заборгованості бюджетної установи на кінець року, що утворена за прийнятими зобов'язаннями з перевищенням кошторисних призначень. Додаток 10 заповнюється лише за загальним фондом;
заборгованість з виплат допомоги і компенсацій громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи. Дана заборгованість у попередніх розшифровках дебіторської та кредиторської заборгованості не наводиться і подається окремою таблицею згідно з додатком 11. Якщо рахунки за чорнобильськими компенсаційними виплатами обслуговуються в органах Державного казначейства України, то дані таблиці візуються органом Державного казначейства України;
реструктуризовану заборгованість бюджетної установи та підстави для неї;
у разі сплати до бюджету штрафів, накладених на бюджетну установу контрольними органами, - суму виплати, підставу, винних осіб;
анульовані та відновлені протоколи взаємозаліків і відмінені та відновлені векселі минулих періодів (головними розпорядниками у зведених фінансових звітах така інформація подається у вигляді таблиць довільної форми, де вказуються дата і номер протоколу (векселя), загальна сума, підприємство-учасник, у рахунок якої заборгованості проведено);
суму коштів спеціального фонду, що була спрямована на погашення заборгованості із соціальних виплат загального фонду, або на інші цілі;
надходження гуманітарної допомоги та її використання;
суми отриманих позик, грантів та інвестицій у національній та іноземній валюті, підстави та мету їх отримання, номер розпорядчого документа, назву юридичної особи та строк погашення;
стан отримання та погашення позики, наданої за рахунок коштів міжнародних фінансових організацій (додаток 12) відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 10 жовтня 2001 року N 1317 ( 1317-2001-п ) "Про порядок підготовки та реалізації проектів економічного і соціального розвитку України, які підтримуються міжнародними фінансовими організаціями";
при отриманні бюджетною установою додаткових коштів з інших бюджетів або місцевих бюджетів інших рівнів (субвенцій) - з якого саме місцевого бюджету надійшли кошти, дата і номер рішення, на якому рахунку органу Державного казначейства України (установи банку) вони зберігаються;
розшифровку поточних рахунків, що перебувають в установах банків, підстави для наявності цих рахунків із зазначенням залишків на цих рахунках та виду коштів (для бюджетних установ, що згідно з чинним законодавством України переведені на казначейське обслуговування кошторисів);
інформацію про рух коштів на рахунках відділень АКБ "Україна" за коштами державного бюджету (якщо такі операції проводилися).
Крім того, у пояснювальній записці до річного фінансового звіту обов'язково повинні бути викладені роз'яснення про розбіжності між плановими кошторисними призначеннями і фактичним виконанням надходжень, між даними різних форм звітності, а також між показниками звітності на кінець 2000 року і на початок 2001 року (якщо такі розбіжності мали місце).