Звіти форми N 4 про надходження і використання коштів спеціального фонду складаються за формами в розрізі видів коштів:
N 4-1 "Звіт про надходження і використання спеціальних коштів";
N 4-2 "Звіт про надходження і використання сум за дорученнями";
N 4-4 "Звіт про рух інших власних надходжень";
N 4-5 "Звіт про використання субвенцій, одержаних з інших бюджетів";
N 4-6 "Звіт про надходження і використання інших доходів (спеціальний фонд)".
Звіти форми N 4 про надходження і використання коштів спеціального фонду складаються в розрізі кодів функціональної класифікації видатків.
Заповнення окремих граф звітів форм N 4 здійснюється за таким порядком.
У графі "Затверджено кошторисом на рік" відображається річна сума планового надходження за даним видом спеціального фонду згідно із "Зведенням показників спеціального фонду кошторису на рік" (форма якого затверджена наказом Міністерства фінансів України від 09.01.2001 N 6 ( z0065-01 ) "Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 24.01.2001 за N 65/5256).
Якщо протягом року до кошторису були внесені зміни, то в графі "Затверджено кошторисом на рік" проставляється сума уточненого призначення.
У графі "Перераховано залишок" зазначається сума доходу минулого звітного року даного виду спеціального фонду, що була відповідно до чинного законодавства України перерахована за призначенням у звітному році (перерахована до бюджету; повернена установі, що надала ці кошти тощо).
У графі "Нараховано доходів" форм N 4-1 "Звіт про надходження і використання спеціальних коштів" та N 4-4 "Звіт про рух інших власних надходжень" відображається сума доходу, нарахованого в бухгалтерському обліку бюджетної установи.
У графі "Надійшло доходів" відображається сума доходів спеціального фонду за даним видом, що надійшла на спеціальний реєстраційний (поточний) рахунок бюджетної установи у звітному році. Сума зменшується на кошти, що повернені фізичним і юридичним особам та/або перераховані підвідомчому органу або органу вищого рівня. У звітах форми N 4-1 "Звіт про надходження і використання спеціальних коштів", N 4-2 "Звіт про надходження і використання сум за дорученнями", N 4-4 "Звіт про рух інших власних надходжень" сума відображається без розбивки за кодами економічної класифікації видатків, у звітах N 4-5 "Звіт про використання субвенцій, одержаних з інших бюджетів" та N 4-6 "Звіт про надходження і використання інших доходів (спеціальний фонд)" - у розрізі кодів економічної класифікації видатків.
У графі "Касові видатки" відображається сума касових видатків спеціального фонду бюджету за певним видом у розрізі кодів економічної класифікації, тобто видатків, що проведені шляхом перерахування коштів зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства України (установах банків) за будь-якими видами операцій. Видатки зменшуються на суми, унесені на спеціальні реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків.
У графі "Фактичні видатки" відображаються фактичні видатки бюджетної установи за звітний рік у розрізі кодів економічної класифікації видатків. Тобто дійсні витрати, що оформлені та підтверджуються відповідними документами, у тому числі видатки за несплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою і невиплаченою заробітною платою, стипендіями тощо.
Кошти зменшуються на суми, унесені на спеціальні реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення видатків, якщо вони були віднесені на фактичні видатки.