Форма N 1 "Баланс" складається на підставі звірених даних аналітичного та синтетичного обліку станом на кінець останнього дня 2000 року. Залишки на рахунках обліку на початок року повинні бути тотожні відповідним даним на кінець року в Балансі за попередній рік згідно з Рекомендаціями щодо визначення бюджетними установами вступного сальдо Балансу 2000 року (додаток 2 до Інструкції про порядок складання у 2000 році місячних звітів та квартального звіту установами та організаціями, основна діяльність яких здійснюється за рахунок коштів державного та/або місцевих бюджетів, затвердженої наказом Державного казначейства України від 23.03.2000 N 23 ( z0233-00 ) та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 20.04.2000 за N 233/4454, в редакції наказу Державного казначейства України від 10.07.2000 N 62 ( z0460-00 ).
Установи складають єдиний Баланс (форма N 1) про всі господарські операції за всіма коштами загального і спеціального фондів, за всіма видами бюджетів, і в тому числі за коштами на мобілізаційну підготовку галузі.
Порядок заповнення статей Балансу визначений п.5 Інструкції про порядок складання у 2000 році місячних звітів та квартального звіту установами та організаціями, основна діяльність яких здійснюється за рахунок коштів державного та/або місцевих бюджетів, затвердженої наказом Державного казначейства України від 23.03.2000 N 23 ( z0233-00 ) та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 20.04.2000 за N 233/4454 (в редакції наказу Державного казначейства України від 10.07.2000 N 62 ( z0460-00 ).
При складанні річного Балансу необхідно додатково звернути увагу на таке:
Рядки 110, 120, 130 "Залишкова вартість" наводять залишкову вартість необоротних активів, яка визначається розрахунковим шляхом як різниця між первісною (відновлювальною) вартістю та сумою зносу, нарахованого в останній робочий день грудня.
У рядку 295 "Інші поточні рахунки" зазначається сума коштів на звітну дату на поточних рахунках в установах банків, відкритих на ім'я установи, яка не належить до коштів загального або спеціального фондів бюджету, до депозитних сум (у правоохоронних органів), або до коштів у іноземній валюті. У цьому рядку установи, що переведені на казначейське обслуговування кошторисів, відображають залишок на поточному рахунку в установі банку, відкритому за групою 257 "Кошти до виплати" Плану рахунків бухгалтерського обліку комерційних банків України ( va493500-97 ). Сума коштів цього рядка розшифровується в пояснювальній записці до річного звіту шляхом розпису коштів за їх видами, джерелами утворення та найменуваннями банків.
За розділом III "Витрати" активу річного Балансу записів у графі 4 не повинно бути (за виключенням окремих операцій за виробничими витратами, за капітальним будівництвом). Усі видатки підсумковими оборотами повинні бути списані на результат виконання року.
За рядком 320 "Видатки загального фонду" (рядки 330, 331) щодо установ, які здійснюють капітальне будівництво за рахунок коштів загального фонду бюджету (спеціального фонду - спеціальних коштів) у графі 4 може залишитися сума - це витрати за незакінченими і закінченими, але не зданими в експлуатацію об'єктами капітального будівництва, якщо вони поетапно, на підставі виправдовувальних документів, були зараховані на фактичні видатки установи.
За рядком 340 "Виробничі витрати" у графі 4 може залишитися сума - це витрати на виконання робіт, що не закінчені і не здані за актами.
У розділі I "Власний капітал" пасиву річного Балансу відображаються фонди бюджетних установ у необоротних активах та в малоцінних і швидкозношуваних предметах, а також фінансовий результат виконання кошторису установи за рік та результати річних переоцінок.
У рядках 380 "Результат виконання кошторису за загальним фондом" та 390 "Результат виконання кошторису за спеціальним фондом" проставляється фінансовий результат виконання кошторису установи за рік, окремо за загальним та спеціальним фондами.
Порядок визначення фінансового результату виконання кошторису доходів і видатків установи за бюджетний рік роз'яснює Державне казначейство України.
Сума за рядком 380 "Результат виконання кошторису за загальним фондом" відповідає залишку на кінець року в книзі "Журнал-головна" за субрахунком 431 "Результат виконання кошторису за загальним фондом".
Сума за рядком 390 "Результат виконання кошторису за спеціальним фондом" відповідає залишку на кінець року у книзі "Журнал-головна" за субрахунком 432 "Результат виконання кошторису за спеціальним фондом".
Сума за рядком 380 (390) за 2000 рік може бути від'ємною.
Записів за рядком розділу III "Доходи" пасиву річного Балансу (крім рядку 478) у графі 4 не повинно бути. Усі отримані доходи підсумковими оборотами повинні бути списані на результат виконання року.
У рядку 478 "Доходи за витратами майбутніх періодів" відображаються отримані установою у 2000 році доходи спеціального фонду, які будуть витрачені за кошторисом 2001 року та майбутніх бюджетних років (наприклад, плата за навчання, внесена наперед за весь термін навчання).
"Довідка до рахунку 70 "Доходи загального фонду" форми N 1 "Баланс" призначена для відображення за 2000 рік операцій, які збільшували або зменшували субрахунок 701 "Асигнування з Державного бюджету на видатки установи та інші заходи" (702 "Асигнування з місцевого бюджету на видатки установи та інші заходи"):
- залишок на початок року асигнувань загального фонду (якщо такий був);
- асигнування із загального фонду бюджету, що надійшли установам протягом бюджетного року (якщо установа отримувала кошти загального фонду різних бюджетів, то такі суми відображаються у Довідці окремими рядками). Виділені кошти відображаються за мінусом перерахованих залишків;
- кошти, отримані установою від продажу чи демонтажу необоротних активів (крім будівель і споруд), та залишених у її розпорядженні відповідно до чинного законодавства;
- суми надлишків матеріалів, виявлених під час проведення інвентаризації і оприбуткованих;
- курсові різниці;
- списана дебіторська заборгованість;
- дооцінка матеріалів;
- списана недостача матеріалів;
- інші операції, які відносились на збільшення або зменшення субрахунку 701 "Асигнування з Державного бюджету на видатки установи та інші заходи" (702 "Асигнування з місцевого бюджету на видатки установи та інші заходи"). Ці операції відображаються у "Довідці до рахунку 70 "Доходи загального фонду" форми N 1 "Баланс" загальною сумою, а в пояснювальній записці розшифровуються.
У цій самій довідці за рядком 560 додатково записується сума видатків, що списана заключними оборотами на фінансовий результат виконання кошторису за загальним фондом.
Рядок 650 "Залишок за рахунком на кінець кварталу" обраховується розрахунковим шляхом. При цьому сума рядка може складатися із результатів виконання кошторисів доходів і видатків за загальним фондом, результатів переоцінок матеріалів, курсових різниць тощо.
"Довідка до рахунку 71 "Доходи спеціального фонду" (у частині інших доходів)" форми N 1 "Баланс" призначена для відображення коштів, що належать до інших доходів спеціального фонду:
- залишку на початок року інших доходів спеціального фонду;
- коштів, що фактично надійшли від установи вищого рівня (за розподілами) як інші доходи спеціального фонду.