Форма N 7 "Звіт про заборгованість бюджетних установ" складається на підставі даних бухгалтерського обліку про фактичну дебіторську та кредиторську заборгованість, що виникла в установи при виконанні кошторису звітного року та минулих років. Звіти подаються окремо за коштами, отриманими із загального та спеціального фондів кошторису та в розрізі кодів функціональної класифікації видатків.
Звіти складаються про заборгованість бюджетних установ, як за видатками, так і за доходами. Тому в рядку "Доходи" форми N 7, що складається за спеціальним фондом кошторису, проставляється заборгованість установи, яка виникла при наданні послуг:
за які плата не надійшла (нараховані і не отримані доходи за наданими послугами) - дебіторська заборгованість;
за які утворена переплата (надійшла оплата в більшій сумі, ніж була нарахована за надану послугу) - кредиторська заборгованість.
Заборгованість за доходами відображається у звітності загальною сумою і не поділяється за кодами економічної класифікації видатків.
У формі N 7 "Звіт про заборгованість бюджетних установ" у графі 4 "Затверджено кошторисом на рік" проставляються дані відповідно до кошторису установи з розподілом за кодами економічної класифікації, з урахуванням змін, запроваджених до кошторисів доходів та видатків протягом року, відповідно до чинного законодавства.
У графах 7, 10 "у т.ч. прострочена заборгованість" форми N 7 проставляються суми заборгованості, яка залишилася на обліку після строку, встановленого для оплати.
У форму N 7 включається заборгованість за сумами недостач і крадіжок коштів та матеріальних цінностей, збитків за псування матеріальних цінностей, віднесених на рахунок винних осіб, та заборгованість за іншими сумами, що підлягають утриманню в установленому порядку. Ця заборгованість відображається за тим кодом економічної класифікації видатків, за яким вона була проведена при виконанні кошторису (придбані матеріальні цінності, отримана готівка в банку тощо).