У пояснювальній записці слід відобразити таке:
основні фактори, що вплинули на виконання кошторису установи;
зміни у фінансовому стані установи за звітний період;
заборгованість з виплат допомоги і компенсацій громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;
реструктуризовану заборгованість та підстави для неї;
анульовані та відновлені протоколи взаємозаліків і відмінені та відновлені векселі минулих періодів (головними розпорядниками у зведених квартальних звітах така інформація подається у вигляді довільних таблиць, де вказуються дата і номер протоколу (векселя), загальна сума, підприємство-учасник, у рахунок якої заборгованості проведено);
розшифровку поточних рахунків, що перебувають в установах банків (для установ, що згідно з чинним законодавством України переведені на казначейське обслуговування), підстави для наявності цих рахунків із зазначенням залишків на цих рахунках та виду коштів;
суму коштів спеціального фонду, що була спрямована на погашення заборгованості із соціальних виплат загального фонду або на інші цілі;
надходження гуманітарної допомоги та її використання;
у разі сплати до бюджету штрафів, накладених на бюджетну установу контрольними органами, - суму виплати, підставу, винних осіб.
Крім того, у пояснювальній записці до квартального фінансового звіту обов'язково повинні бути викладені роз'яснення про розбіжності між плановими бюджетними асигнуваннями і фактичним надходженням коштів.