Заповнення окремих граф звітів форм N 4кд та N 4км здійснюється за таким порядком:
У графі "Затверджено кошторисом на рік" відображається річна сума планового асигнування за відповідним джерелом надходжень спеціального фонду згідно з "Зведенням показників спеціального фонду кошторису на рік", форма якого затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.01.2002 N 57 ( z0086-02 ) "Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету" та зареєстрована в Міністерстві юстиції України 01.02.2002 за N 86/6374.
Якщо протягом звітного періоду до кошторису були запроваджені зміни, то у графі "Затверджено кошторисом на рік" проставляється сума з урахуванням внесених змін.
У графах "Залишок на початок року" та "Залишок на кінець звітного періоду" форми N 4-1кд "Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами", N 4-1км "Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами", N 4-2кд "Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ", N 4-2км "Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ" показуються загальні суми залишків (грошових коштів на поточних або спеціальних реєстраційних рахунках) без розподілу за кодами економічної класифікації видатків. Залишки повинні відповідати даним виписок зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків органів Державного казначейства України (установ банків) на ці дати.
У графах "Залишок на початок року" та "Залишок на кінець звітного періоду" форми N 4-3кд "Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду" та N 4-3км "Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду" залишки грошових коштів проставляються з розподілом за кодами економічної класифікації видатків. Загальна сума повинна відповідати залишкам за даними виписок зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків органів Державного казначейства України (установ банків) на ці дати.
У графі "Перераховано залишок" показується сума коштів відповідного джерела надходжень спеціального фонду минулого року, що була відповідно до чинного законодавства України перерахована у звітному періоді і не є касовими видатками, а також не може бути віднесена на зменшення надходжень поточного року (перерахована до бюджету; повернена установі, що надала ці кошти, тощо).
У графі "Нараховано доходів" відображається сума доходу, нарахованого в бухгалтерському обліку установи.
Графа "Нараховано доходів" вводиться лише у формах N 4-1кд "Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами" та N 4-1км "Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами".
У графі "Надійшло коштів" відображається сума надходжень спеціального фонду за відповідним джерелом надходжень, яка надійшла на спеціальний реєстраційний (поточний) рахунок у звітному періоді, мінус суми коштів, що повернені фізичним і юридичним особам та/або перераховані підвідомчому органу або органу вищого рівня.
У графі "Касові видатки" відображається сума касових видатків спеціального фонду бюджету за відповідним джерелом надходжень у розрізі кодів економічної класифікації, тобто видатків, що проведені шляхом перерахування коштів зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства України (установах банків) за будь-якими видами операцій. Видатки зменшуються на суми, що надійшли на спеціальні реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків.
У графі "Фактичні видатки" відображаються фактичні видатки установи за звітний період у розрізі кодів економічної класифікації видатків. Тобто дійсні витрати, що оформлені та підтверджуються відповідними документами, у тому числі видатки за несплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою і невиплаченою заробітною платою, стипендіями, пенсіями тощо.
Фактичні видатки зменшуються на суми, що надійшли на спеціальні реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків поточного року, якщо вони були віднесені на фактичні видатки.