Звіти форми N 7 "Звіт про заборгованість бюджетних установ" (додаток 14) та форми N 7м "Звіт про кредиторську заборгованість бюджетних установ" (додаток 15) складаються установами про фактичну заборгованість на підставі даних бухгалтерського обліку. Звіти складаються окремо за коштами, отриманими із загального та спеціального фондів кошторису в розрізі кодів функціональної класифікації видатків. Звіти складаються про заборгованість бюджетних установ як за видатками, так і за нарахованими і неотриманими доходами.
У формі N 7 "Звіт про заборгованість бюджетних установ" у графі 4 "Затверджено кошторисом на рік" проставляються дані кошторису установи, з розподілом за кодами економічної класифікації, з урахуванням змін, унесених до кошторисів доходів та видатків, відповідно до чинного законодавства.
У графах 7, 10 "у т.ч. прострочена заборгованість" форми N 7 та графі 6 "у т.ч. прострочена заборгованість" форми N 7м проставляються суми простроченої заборгованості. Прострочена заборгованість - це заборгованість, яка залишилась на обліку після строку, встановленого для оплати.
Прострочена кредиторська заборгованість може вважатися виправданою тільки в разі недоотримання бюджетних асигнувань або коштів, у межах бюджетних призначень кошторису. Інші причини, в тому числі такі, які стали наслідком укладання угод на суму більше ніж передбачено кошторисними призначеннями, є порушенням чинного законодавства, про що необхідно відмітити в пояснювальній записці.
У форму N 7 включається заборгованість за сумами недостач і крадіжок коштів та матеріальних цінностей, збитків за псування матеріальних цінностей, віднесених на рахунок винних осіб, та іншими сумами, що підлягають утриманню в установленому порядку. Ця заборгованість відображається за тим кодом економічної класифікації видатків, за яким вона була проведена при виконанні кошторису (придбані матеріальні цінності, отримана готівка в банку тощо).