Заповнення окремих граф звітів форм N 4кд та N 4км ( za485-04 ) здійснюється за таким порядком.
У графі "Затверджено кошторисом на рік" відображається річна сума планових показників за відповідним джерелом надходжень спеціального фонду.
Якщо протягом звітного періоду до кошторису були внесені зміни, то в графі "Затверджено кошторисом на рік" проставляються кошторисні призначення з урахуванням унесених змін.
У зазначеній графі у формі N 4-1кд ( za485-04 ) бюджетні установи, які утримуються за рахунок коштів державного бюджету, суми планових показників за коштами від орендної плати (крім військового майна і майна Національної академії наук України) відображають у розмірі 50 відсотків.
У графах "Залишок на початок року" та "Залишок на кінець звітного періоду" форм N 4-1кд, N 4-1км, N 4-2кд, N 4-2км ( za485-04 ) відображаються загальні суми залишків грошових коштів на спеціальних реєстраційних (поточних) рахунках без розподілу за кодами економічної класифікації видатків.
У графах "Залишок на початок року" та "Залишок на кінець звітного періоду" форм N 4-3кд, N 4-3км ( za485-04 ) залишки грошових коштів проставляються з розподілом за кодами економічної класифікації видатків та/або кодами класифікації кредитування бюджету.
Загальна сума повинна відповідати залишкам за даними виписок зі спеціальних реєстраційних (поточних, валютних) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства України (установах банків) на відповідні дати.
У графі "Перераховано залишок" відображається сума коштів відповідного джерела надходжень спеціального фонду минулого року, що була згідно з чинним законодавством України перерахована у звітному періоді (перерахована до бюджету; повернена установі, що надала ці кошти, тощо). У формах N 4-1кд, N 4-1км, N 4-2кд, N 4-2км ( za485-04 ) така сума відображається без розподілу за кодами економічної класифікації видатків. У формах N 4-3кд, N 4-3км сума перерахованого залишку відображається з розподілом за кодами економічної класифікації видатків та/або кодами класифікації кредитування бюджету.
При перерахуванні залишку коштів установі вищого або нижчого рівня установи, які перераховують кошти, відображають ці суми зі знаком плюс, а установи, які їх отримують, - зі знаком мінус.
У графі "Нараховано доходів" (форми N 4-1кд, N 4-1км ( za485-04 ) відображається сума доходу, нарахованого за окремими видами діяльності установи.
Суми перерахованих 50 відсотків від отриманої плати за оренду майна відображаються як зменшення доходів.
У графі "Надійшло коштів" відображається сума надходжень спеціального фонду за відповідним джерелом надходжень, яка надійшла на спеціальний реєстраційний (поточний) рахунок у звітному періоді, мінус суми коштів, що повернені фізичним і юридичним особам та/або перераховані підвідомчим установам або установам вищого рівня, з надходжень поточного року у грошовій та натуральній формі. Суми, проведені за операціями в іноземній валюті, відображаються в окремих формах N 4-1кд, N 4-1км, N 4-2кд, N 4-2км ( za485-04 ).
У зазначеній графі у формі N 4-1кд ( za485-04 ) бюджетні установи суми 50 відсотків від отриманої плати за оренду майна, що відповідно до пункту 31 статті 2 Закону України "Про Державний бюджет України на 2004 рік" ( 1344-15 ) перераховані до доходів державного бюджету, відображаються як зменшення доходів.
У графі "Касові видатки - усього" відображається сума касових видатків спеціального фонду бюджету за відповідним джерелом надходжень у розрізі кодів економічної класифікації та/або кодів класифікації кредитування бюджету, тобто видатків, що проведені шляхом перерахування коштів зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства України (установах банків). Видатки зменшуються на суми, що надійшли на спеціальні реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків.
У графі "Касові видатки - у т.ч. спрямовано на погашення заборгованості загального фонду" форм N 4-1кд і N 4-1км ( za485-04 ) відображаються суми касових видатків спеціального фонду бюджету, що були направлені на проведення видатків, які повинні були проводитися за рахунок загального фонду.
У графі "Фактичні видатки - усього" відображаються фактичні видатки бюджетної установи за звітний період у розрізі кодів економічної класифікації видатків. Тобто дійсні витрати, що оформлені та підтверджуються відповідними документами, у тому числі видатки за несплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою і невиплаченою заробітною платою, стипендіями тощо.
При спрямуванні коштів спеціального фонду на погашення заборгованості загального фонду розпорядники бюджетних коштів здійснюють коригування обсягів узятих бюджетних зобов'язань загального фонду бюджету для проведення видатків за цими зобов'язаннями із спеціального фонду.
Фактичні видатки зменшуються на суми, що надійшли на спеціальні реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків, якщо вони були віднесені на фактичні видатки звітного періоду.
У графі "Фактичні видатки - у т.ч. проведені за видатками загального фонду" форм N 4-1кд та N 4-1км ( za485-04 ) відображаються суми фактичних видатків спеціального фонду бюджету, що були направлені на проведення видатків, які повинні були проводитися за рахунок загального фонду бюджету.
На суму коштів, які були перераховані із спеціального фонду бюджету в минулому році і повертаються у спеціальний фонд відповідного бюджету на відповідний спеціальний реєстраційний рахунок, уносяться зміни до кошторисів. Зміни вносяться у разі необхідності збільшення видатків спеціального фонду бюджету внаслідок перевищення надходжень до цього фонду з урахуванням залишків бюджетних коштів на початок поточного бюджетного періоду, не використаних у попередньому бюджетному періоді порівняно з надходженнями, урахованими в бюджеті на відповідний рік.
Якщо в поточному бюджетному періоді не передбачені бюджетні асигнування за відповідним джерелом надходжень у спеціальному фонді бюджету, то кошти, перераховані із спеціального фонду бюджету в попередньому бюджетному періоді, у разі їх повернення невикористаними зараховуються розпорядником бюджетних коштів до загального фонду бюджету.
У графі "Залишок на кінець звітного періоду" наводиться залишок грошових коштів.